La presente ley tiene por objeto establecer el marco general que asegure la organización a través de la preservación, conservación y difusión del Patrimonio Documental de los Poderes Ejecutivo, Legislativo y Judicial, Entes Autárquicos y Descentralizados de la provincia de Santa Cruz.
A los efectos de la presente ley, entiéndase por: a) Patrimonio Documental: aquellos bienes materiales e intangibles que además son elementos constitutivos del Patrimonio Cultural pero que por su importancia y especificidad se encuentran reunidos o no en un archivo; b) Archivo: es tanto el Fondo Documental como el Centro de Archivo; c) Fondo de Archivo: los constituyen los documentos o conjuntos de documentos y/o colección de documentos, de cualquier época y soporte, producidos y/o recibidos por una Institución Pública o Privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que son testimonio de las actividades que realizan y que han de brindar servicio a los ciudadano por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las instituciones y el fomento de la investigación que contribuya al desarrollo y progreso de la sociedad y promueva la cultura; d) Centro de Archivo: lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes fondos de archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados, dotados de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención; e) Documento de Archivo: toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humano en cualquier lenguaje y tipo soporte material, producto de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus fundones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas; f) Sistema de Archivo: se configura como un conjunto de actividades articuladas a través de una red de centros y de servicios técnicos, para estructurar la recogida, transferencia, depósito, organización, descripción y servicio de los documentos. A partir de un sistema de archivos los distintos conjuntos de documentos resultantes de las diferentes administraciones no pueden considerarse aisladamente, sino formando parte del conjunto orgánicos de toda la Provincia.
La presente ley debe aplicarse al proceso archivístico que comprende todo el ciclo de vida de los archivos de los documentos, desde su creación y registro hasta su conservación definitiva o eliminación.
Es Autoridad de Aplicación de la presente ley el Sistema Provincial de Archivos (SIPAR), dependiente del Ministerio Secretaría General de la Gobernación, Subsecretaría de Información Pública.
Son funciones de la Autoridad de Aplicación: a) Diseñar planes estratégicos de preservación, conservación, difusión y puesta en valor del patrimonio documental Santacruceño; b) Promover acciones de vinculación que permitan intercambiar información entre las instituciones mencionadas en el Artículo 1, y sus similares nacionales e internacionales; c) Fomentar y promover el interés por el Patrimonio Documental Público y Privado de interés Público; d) Promover la digitalización del Patrimonio Documental Público y Privado de interés público, en tanto patrimonio cultural de la Provincia y de la Nación.
CRÉASE en el ámbito del Ministerio Secretaría General de la Gobernación, Subsecretaría de la Información Pública, el Sistema Provincial de Archivos (SIPAR) a los fines de cumplir con lo previsto en la presente ley.
Sin perjuicio de lo que incorpore la reglamentación, el SIPAR debe cumplir con los siguientes objetivos: a) Establecer los principios, competencias y funciones que permitan garantizar la Protección para la Preservación, Conservación, Acceso y Difusión del Patrimonio Documental de la provincia de Santa Cruz; b) Establecer un régimen homogéneo de organización de los archivos públicos y privados de interés público para garantizar una eficaz gestión administrativa y preservar la memoria histórica de la provincia de Santa Cruz; c) Promover medidas que faciliten el acceso al patrimonio documental con fines de consulta e investigación; d) Recuperar la información archivística de los tres Poderes del Estado a través de sus organismos incluidos los Entes Autárquicos y Descentralizados, y ordenar el flujo documental correspondiente; e) Fomentar la conservación, difusión y acceso de los archivos conforme a las leyes nacionales vigentes y convenciones internacionales; f) Diseñar e implementar programas de formación para la gestión documental y administración de archivos; g) Relevar el Patrimonio Documental Provincial e integrado al Patrimonio Histórico de la Nación; h) Promover y facilitar la utilización de tecnologías de la información para el cumplimiento de los objetivos de la presente ley; i) Adoptar cualquier otra medida que contribuya a la valorización de los archivos estatales y privados de interés público, como instrumentos de inclusión social, construcción ciudadana, en tanto patrimonio integrante de la sociedad santacruceña y de la memoria histórica de la Nación.
Cada organismo público y/o privado, Entes Autárquicos y Descentralizados tienen como función adecuar las normas de organización, conservación y difusión del patrimonio documental a los estándares propuestos por el SIPAR y velar por cumplimiento de las previsiones contenidas en la presente ley.
El SIPAR debe estar dirigido por un director o rango similar con formación en la ciencia archivística. Para cubrir el cargo por primera vez se deberá llamar a concurso de antecedentes y oposición que acredite competencias específicas. Para tal fin deberá conformarse una comisión evaluadora integrada por profesionales en la materia.
Funciones. El director del SIPAR tiene las siguientes funciones, que debe ejercer de conformidad a los estándares propuestos por el Ministerio Secretaría General de la Gobernación y a las acciones desarrolladas por Autoridad de Aplicación de la presente ley: a) Adecuar los métodos y directrices de gestión, organización y administración de los archivos estatales y privados de interés público; b) Coordinar el cuadro de clasificación archivística y demás instrumentos de descripción y de control archivístico; c) Establecer y desarrollar programas de capacitación, formación y asesoría archivística; d) Promover el uso de tecnologías de la información en la administración, tratamiento, conservación y control de los archivos estatales y privados de interés público; e) Adoptar las medidas necesarias para garantizar la recuperación de los archivos que constituyen la memoria histórica y administrativa del Estado Provincial; f) Capacitar y concientizar al personal a cargo de administración, conservación y control de los archivos para que cumplan sus tareas con eficiencia y responsabilidad g) Verificar que los espacios físicos en los que se encuentre el patrimonio documental Provincial sea apropiado para su custodia y para el trabajo del personal responsable de dichas tareas; h) Asegurar la existencia de un software de archivo idóneo para la localización y descripción del Patrimonio Documental Provincial; i) Propiciar servicios de acceso y difusión acordes al tipo de usuario al que está dirigido el servicio y accesibles para las personas con discapacidad.
El SIPAR debe propiciar en organismos del Estado, Entes Autárquicos y Descentralizados, y privado; la creación de los archivos de gestión y Central.
Deben gestionarse y conservarse los documentos de uso cotidiano necesarios para el desarrollo de las actividades administrativas, hasta su transferencia al Archivo Central o Histórico.
Deben gestionarse y conservarse los documentos que han pedido vigencia administrativa para la consulta de la Institución pero que aún conservan su valor primario.
Deben administrarse y conservarse los documentos de valor permanente que alcanzan significatividad científica y/o histórica conteniendo intrínsecamente valor cultural. El SIPAR debe velar para que el Archivo Histórico preserve el patrimonio documental santacruceño y estimule su uso y aprovechamiento social.
Los documentos pertenecientes a las instituciones mencionadas en el Artículo 1, deben conservarse en los archivos correspondientes, debiendo los organismos destinar el espacio físico pertinente bajo las normas establecidas para la conservación de los Fondos Documentales, como así no podrán quedar en posesión de los funcionarios, en cualquiera de sus rangos o jerarquías, una vez concluido el cargo, comisión o empleo para el cual hayan sido creados y/o facilitados con carácter transitorio.
La Autoridad de Aplicación debe celebrar los convenios que estime convenientes para asegurar el cumplimiento de las previsiones contenidas en la presente ley.
Lo dispuesto en la presente ley debe ser solventado con las partidas específicas de acuerdo a lo establecido por el Presupuesto General para la Administración Pública Provincial.
COMUNÍQUESE al Poder Ejecutivo Provincial, dese al Boletín Oficial y cumplido, ARCHÍVESE.